Voor je webshop is e-mail een belangrijk communicatiemiddel. Je wil tenslotte een orderbevestiging of factuur niet via de post versturen. Binnen je webshop met WooCommerce heb je dit soort e-mailberichten al goed voor elkaar. De WooCommerce emails worden namelijk op basis van de orderstatus automatisch verstuurd. Maar gaat het in werkelijkheid zo goed als men denkt? Helaas niet, de standaard instellingen in WordPress en WooCommerce zijn namelijk niet optimaal. Lees in deze blogpost  wat er allemaal kan mis gaan en ook hoe het beter kan.

Het probleem van te veel e-mails en spam

Mensen krijgen in het algemeen te veel e-mails waardoor (soms) belangrijke berichten niet worden opgemerkt. Als eigenaar van een webshop wordt het zo steeds moeilijker om je belangrijke informatie steeds bij je klanten onder de aandacht te brengen. Je hebt namelijk te maken met:

  • Order berichten die in de reclame map van de ontvanger  “verdwijnen”
    E-mailprogramma’s zoals Gmail gebruiken “slimme” filters om commerciële berichten in een eigen mapje te plaatsen. De kans is groot dat je WooCommerce emails daar terechtkomen.
  • Een onnodige grote hoeveelheid berichten per bestelling worden verstuurd
    Voor elke bestelling die wordt geplaatst kan je op basis van de WooCommerce order-status verschillende berichten versturen. Daarnaast is het goed mogelijk dat je verzendpartner ook nog een aantal berichten verstuurd.
  • Bevestigingen, facturen en track & trace e-mails die in de spambox belanden
    Orderbevestigingen en andere geautomatiseerde berichten worden door mailservers (helaas) vaak als spam gemarkeerd en belanden zo in spambox van de ontvanger,

Wacht, hoe is het dan mogelijk dat mijn order e-mails in de spambox belanden?

De kracht  van spamfilters is, dat zij de spam tussen de goede mails kunnen herkennen en als spam markeren. Zowel de inhoud als ook de verzender worden door de spamfilter van o.a. Google, Ziggo en KPN gecontroleerd. 

Wanneer je mailserver eerder al door het verzenden van ongewenste mails op een blacklist wordt gezet, dan is het mogelijk dat je legitieme berichten ook als spam worden gemarkeerd. Nu zeg je waarschijnlijk: “Maar ik heb nooit spam verstuurd”. Dat kan goed kloppen en toch is het mogelijk, omdat:

  • Je verstuurt de WooCommerce emails via de server waarop je WordPress website draait en daar staan naast jouw website ook nog andere websites. Je weet dus niet wat de andere website eigenaars uitspoken.
  • De e-mailservice die je gebruikt staat regelmatig op een blacklist en hierdoor worden e-mails door de ontvangende mailservers vaak geblokkeerd.
  • Via je eigen contactformulier werd in het verleden spam verstuurd. Hierdoor is je eigen e-mailadres bij sommige e-mail filters als spammer geregistreerd.
  • Je eigen domeinnaam is niet voldoende geconfigureerd waardoor spammers jouw e-mailadres als verzender kunnen gebruiken.

Je ziet dat er verschillende situaties zijn waardoor je e-mailadres toch spam kan versturen, maar gelukkig zijn er manieren om dit voor een groot deel te voorkomen.

Wat kan ik doen om mijn WooCommerce emails te verbeteren?

Wil je de 3 eerder besproken problemen oplossen? Dit is wat je kan doen om je WooCommerce emails te verbeteren, zodat ze niet alleen nuttiger zijn voor de ontvanger, maar ook uit de spambox blijven. 

  • Beperk het aantal berichten dat je voor elke bestelling verstuurt.
  • Wijzig de standaard mailteksten zodat deze aansluiten aan je shop en de producten.
  • Verbeter de techniek die verantwoordelijk is voor het versturen van alle e-mails.

Begin met het verbeteren van de techniek. Je kan geweldige e-mails versturen, maar zonder de juiste DNS instellingen zullen deze maar zelden de inbox van de ontvanger bereiken.

Verstuur alleen de berichten die echt nodig zijn

Je hebt het zeker al meegemaakt, je hebt een bestelling geplaatst en in je mailbox staan er 4 of 5 e-mails over deze bestelling. Je ziet door de bomen het bos niet meer, want welke mail is nu de belangrijke bestelbevestiging?

WooCommerce standaard emails

Standaard zijn er wel 12 verschillende WooCommerce emails die via je webshop kan versturen. Op basis van de WooCommerce order-status worden de verschillende berichten automatische naar je klanten of je eigen e-mailadres verstuurd.

Welke e-mails kan je (misschien) uitzetten?

Wij zien nog regelmatig dat een e-mail naar de klant wordt gestuurd, wanneer een WooCommerce order de status “Afgerond” krijgt. Dat is niet erg, maar deze e-mail is wel overbodig wanneer je verzendpartner ook nog een mail stuurt met de track & trace code. Beide berichten geven dezelfde informatie, namelijk “Je bestelling is onderweg”. 

Een ander voorbeeld zijn de e-mails die bij het aanmaken van een nieuw account worden verstuurd. Zet deze uit wanneer de klant zelf een wachtwoord moet kiezen.

Zijn de standaard WooCommerce mails niet voldoende?

Wil je naast de standaard e-mails nog andere berichten versturen? Dat is mogelijk met custom PHP code of deze plugin. Maar let dan wel op dat je dezelfde informatie niet twee keer stuurt. 

Ontbreekt er bepaalde informatie in één van de WooCommerce emails? Je kan de extra informatie ook aan de bestaande e-mails toevoegen. 

Verbeter of wijzig de inhoud van de standaard WooCommerce emails 

Nu je weet dat je beter niet te veel email kan sturen is het handig om te weten hoe je de WooCommerce emails dan kan aanpassen. De standaard emails bevatten namelijk vooral de WooCommerce order informatie. Het e-mail onderwerp, de header en inleidende tekst zijn vrij algemeen en passen bovendien meestal niet bij je webshop. Deze wil je dus aanpassen en dat kan op verschillende manieren: 

Via WooCommerce instellingen > E-mails

Deze optie is het meest eenvoudig, maar ook beperkt. Per type bericht kan je het e-mail onderwerp, de kopregel en de footer tekst aanpassen.

Met behulp van een plugin

Installeer de plugin Kadence WooCommerce Email Designer en wijzig via de Customizer functie alle teksten én nog veel meer. Je kan met deze plugin ook secties weghalen of het layout aanpassen. 

WooCommerce email bewerken customizer

Via action en filter hooks

Met filter en action hooks kan je de teksten van je e-mails via je child theme aanpassen. Ten opzichte van het wijzigen/vervangen van de WooCommerce email template bestanden zijn er een aantal voorbeelden:

  • Je bent minder afhankelijk tijdens het updaten. De WooCommerce template bestanden wijzigen in het algemeen eerder dan een hook.
  • Je hebt de mogelijkheid om teksten dynamisch in te laden. Zo kan je bij een order, waar een bepaald product in voorkomt, een aanvullende of afwijkende tekst voor de e-mail gebruiken.
  • Alle aanpassingen op één plek (je functions.php bestand)
  • Alleen via de hooks kan je delen van de order tabel aanpassen.

Maar er zijn ook beperkingen, zo kan je bijvoorbeeld met hooks het layout van een template niet aanpassen. 

Een voorbeeld hoe je met een filter hook de meta informatie van een WooCommerce order kan aanpassen, vind je hier.

Door de WooCommerce email templates aan te passen

Alle e-mail templates kan je overschrijven. Dat wil zeggen dat je binnen je WordPress child theme je eigen template bestanden kan aanmaken. Kopieer hiervoor de nodige bestanden vanuit de WooCommerce template map naar je child theme en wijzig de bestanden naar wens. Hiervoor heb je wél voldoende PHP kennis nodig.

Zorg voor een betere techniek

We hebben het al eerder genoemd dat e-mailberichten niet worden afgeleverd of in de spambox belanden omdat de techniek niet goed zit. Controleer daarom voor de zekerheid de volgende zaken.

  • Verstuur de WooCommerce order emails via Postmark of een andere professionele e-mail service provider. E-mails versturen via de server waar je website op draait is goedkoop, maar niet de juiste manier. 
  • Update de DNS records van je domeinnaam. Zorg voor geldige SPF, DKIM en DMARC records. Weet je niet wat deze inhouden? Vraag het aan je webbouwer. 
  • Beveilig je (andere) webformulieren zodat spambots geen ongewenste e-mail via je website kunnen versturen. Bij de meeste formulier functies kan je hiervoor de dienst van Google ReCaptcha gebruiken. 
  • Gebruik voor je e-mail marketing en je webshop niet hetzelfde e-mailadres. Gebruik bijvoorbeeld shop@domeinnaam.nl voor de webshop en nieuwsbrief@domainnaam.nl voor e-mail marketing. Zorg ervoor dat beide e-mailadressen ook echt bestaan. Veel mailservers checken of de verzender bestaat voordat een bericht wordt toegelaten.
  • Verstuur ALLE e-mails via een veilige port. Gebruik TLS of SSL versleuteling voor het versturen van al je e-mail. Stuur jezelf een bericht en controleer in je mailprogramma de mail headers of de WooCommerce emails versleuteld zijn verstuurd.

Postmark logo

Bonus tip: Verstuur je WooCommerce  emails met Postmark

Voor het versturen van e-mailberichten zijn er tientallen betrouwbare providers. Postmark is er één op deze lange lijst. Deze e-mail service provider stelt een belangrijke voorwaarde: nieuwsbrieven, mailings en andere reclame mogen niet met de functie voor transactionele berichten worden verstuurd. Voor de reclame mailings gebruiken zij namelijk aparte functie en mailservers. 

Dit is gelijk ook de kracht van Postmark. Omdat het bedrijf extra kritisch is op het soort e-mail dat je via Postmark wil versturen, is de kans dat een gebruiker spam verstuurt vrij klein. 

Wij gebruiken Postmark voor versturen van de WooCommerce order e-mails en voor elke andere webapplicatie die unieke en belangrijke berichten naar één enkele ontvanger tegelijkertijd stuurt. Helaas is deze geweldige dienst niet gratis en kost het versturen van 10.000 berichten $10,00 per maand. Verstuur je meer berichten per maand dan worden de kosten in verhouding lager.

Via het Friends & Family Program is het mogelijk om 1 maand gratis de diensten van Postmark te gebruiken. Het werkt heel eenvoudig. Op het moment dat je een eerste betaling hebt gedaan, stuur je een bericht naar de support afdeling waarin je het Friends & Family Programma noemt. Daarbij vermeld je dan ook onze naam en zo ontvang je een gratis maand (en wij ook).

Bijzondere kenmerken van Postmark

  • Korte bezorgtijden. E-mails die via Postmark worden verstuurd, worden super snel bezorgd. in de meeste gevallen binnen enkele seconden.
  • Details over de verzonden e-mails kunnen 30 dagen lang worden geraadpleegd. Op deze manier kan je controleren of een bericht is afgeleverd, geopend of dat de ontvanger op een link klikt.
  • Versturen van berichten via verschillende domeinnamen. Je kan 1 account voor meerdere shops gebruiken.
  • Inkomende e-mails verwerken (bijvoorbeeld doorsturen naar een webapplicatie).
  • Native WordPress plugin. Je hoeft alleen de API key in te voeren en je webshop met WooCommerce is klaar voor het versturen van e-mails via Postmark.

Veelgestelde vragen

Kan ik de WooCommerce emails compleet naar mijn eigen wensen aanpassen?

Ja, dat is mogelijk door de WooCommerce template bestanden te kopiëren naar je WordPress child theme. Deze PHP bestanden kan je dan aanpassen.

Is het mogelijk om nog andere emails dan de standaard berichten te versturen?

Je kan oneindig veel berichten toevoegen. In het verleden hebben wij bijvoorbeeld een extra bericht typ aangemaakt om zo de klant te informeren over backorders. Tip! Je kan ook je email marketing systeem aan je shop koppelen om zo follow up e-mails te versturen.

Kan ik ergens testen of mijn e-mails als spam worden gezien?

Wanneer je in Google op “IP blacklist check” zoekt, dan vind je verschillende tools die je vertellen of de mailserver waarmee je de mail verstuurt op een blacklist staat. Voor een controle of je e-mailberichten oké zijn, kan je deze online tool gebruiken.

Gepubliceerd in: E-commerce website tips | Webtools en functies