Hoe vaak heeft u in het verleden een nieuwsbrief of mailing uitgesteld omdat u hiervoor geen tijd had? U bent zeker niet de enige! Één van de hoofdreden dat ondernemers geen mailingen versturen, is tijdgebrek. Een mailing versturen betekent namelijk dat u elke keer opnieuw teksten moet schrijven, afbeeldingen moet kiezen en de content in de email marketing applicatie moet invoeren. Veel werk dus. Hoe voordelig zou het zijn als u sommige, of zelfs alle mailings automatisch kan versturen?

 Mailing versturen via RSS en Mailchimp

Hoe kan ik dan automatisch een mailing versturen?

Voor het automatisch versturen van mailings zijn er verschillende mogelijkheden. Binnen de meeste email marketing tools kunnen er automatische campagnes worden aangemaakt. Hierbij is het mogelijk om vooraf een aantal mailings zo in te stellen dat deze als een e-mail serie of op basis van een interactie worden verstuurd. Enkele voorbeelden van dit soort automatische campagnes zijn:

  • Een serie van verschillende e-mails over een bepaald onderwerp in reactie op een inschrijving via uw website (drip campaign)
  • De campagne voor een verlaten winkelwagen. Verstuur automatisch een herinnering naar klanten wanneer zij een bestelling niet hebben afgerond.
  • Één of meerdere e-mails als gevolg van een “zachte” conversie (link of het bekijken van een specifieke pagina).  

Zorg ervoor dat u voor elke soort email campagne om toestemming heeft gevraagd. Een toestemming voor de algemene nieuwsbrief bevat meestal geen toestemming voor het versturen van commerciële e-mails!

Een ander voorbeeld van een automatische e-mail campagne is het automatisch delen van uw eigen content, zoals nieuwsberichten en blogposts, met uw relaties. Hoe u dit kunt bereikt met speciale tools en functies, beschrijven wij in deze blogpost.

Een mailing versturen op basis van uw blogposts

Het schrijven van een blogpost is veel werk en het zou jammer zijn als uw nieuwe blogpost niet door relaties en klanten wordt gelezen. Een e-mail met een korte samenvatting (en een afbeelding) is dé manier om uw relaties over de nieuwe blogpost te informeren. Door dit proces te automatiseren, hoeft u de mailing niet elke keer handmatig te versturen.

Elke WordPress website beschikt over een RSS feed. Dit bestand bevat net als de blogpagina de meest recente blogposts. Naast titel en omschrijving beschikt het bestand over (bijna) alle gegevens die u tijdens het plaatsen van de blogpost heeft ingevoerd. Via een RSS feed kunnen bezoekers uw blogposts ook binnen een RSS (reader) programma lezen. Later in deze blogpost leggen wij uit hoe u een RSS feed kunt gebruiken voor het versturen van uw mailings.

RSS campagnes vs. reguliere campagnes

Elke reguliere campagne of mailing moet steeds opnieuw worden aangemaakt en worden verstuurd. Voor het versturen van elke mailing zijn er dus een aantal handelingen nodig. Een RSS campagne heeft als voordeel dat uw mailing op een door u gekozen moment vanzelf wordt verstuurd. U plaatst een nieuwe blogpost of nieuwsbericht binnen uw website en de mailing wordt met een vertraging naar alle relaties verstuurd. Lijkt wel magie, toch? Helaas zijn er ook enkele nadelen…

De nadelen van een RSS campagne

Kiest u voor een RSS campagne, dan hoeft u maar één keer het e-mailbericht (een soort sjabloon) aan te maken en in principe hoeft u dan verder niets meer te doen. Dat betekent helaas ook dat u geen invloed meer heeft op het uiterlijk of de inhoud van elk bericht. Natuurlijk kunt u het sjabloon steeds aanpassen, maar dat is eigenlijk niet de bedoeling van een RSS campagne.

Naast het wegvallen van de “vrijheid” zijn er nog meer nadelen:

  • Naast een intro (of slot) bestaat uw mailing alleen uit de korte versie van uw blogpost. Er is helaas geen optie om automatisch nog meer content te plaatsen.
  • Een RSS campagne heeft altijd dezelfde inleiding en hetzelfde soort subject. Hierdoor lijkt uw mailing misschien wat statisch en valt deze ook minder op in een volle mailbox. .
  • Het schema voor het versturen van de RSS campagne wordt door u van te voren ingesteld. U kunt dit natuurlijk wijzigen, maar zonder een nieuwe instellingen wordt uw mailing steeds op hetzelfde tijdstip verstuurt (bijvoorbeeld ook op feestdagen).

Heeft u weinig tijd, dan wegen de voordelen zeker op tegen de nadelen. Het opstellen van de RSS marketing campagne eist namelijk niet veel tijd en met elke e-mail wordt (tijdelijk) het aantal bezoekers op uw website verhoogd!

Een RSS campagne opzetten met WordPress en Mailchimp

Via de volgende stappen leggen wij uit hoe u met behulp van uw blogposts een RSS campagne binnen Mailchimp kunt opzetten.

Uw blogposts voorbereiden

Met de standaard feed (https://www.uwdomeinnaam.nl/feed/) kan in principe al een RSS campagne worden opgezet. Gebruik voor het best mogelijke resultaat ons advies:

  • Normaal worden de eerste ~50 woorden van uw blogpost in uw RSS campagne geplaatst. Vaak zegt deze informatie niet genoeg over de gehele artikel en is het beter om een korte samenvatting te schrijven (dit kan via een standaard veld in WordPress).
  • Voor elke blogpost binnen een RSS campagne wilt u natuurlijk ook een afbeelding meesturen. Deze (uitgelichte) afbeelding moet over een passend formaat voor de e-mailberichten beschikken. Controleer dus altijd even of uw WordPress thema een passende afmeting voor uw afbeeldingen heeft gedefinieerd. In onze blogpost over de WordPress mediabibliotheek kunt u hierover meer lezen.
  • Soms is een blogpost niet geschikt voor de distributie via uw RSS campagne. Maar misschien wilt u ook alleen blogposts van een bepaalde categorie versturen. Zorg daarom altijd voor de juiste selectie van blogposts.

Een RSS feed maken voor de mailings

Elke WordPress website beschikt over een RSS feed voor alle berichten, maar ook over een feed voor de verschillende categorieën. Helaas beschikken deze RSS feeds niet over de uitgelichte afbeelding en kunt u hier geen blogposts filteren (zonder te programmeren). Het is dan ook voordelig om speciaal voor Mailchimp een RSS feed te maken. Zelf gebruiken wij hiervoor een template bestand binnen ons WordPress thema. Hiermee kunnen wij een RSS feed maken zonder daarbij de reguliere RSS feed te veranderen.

U kunt dit thema bestand via deze link downloaden.

Wanneer u (of uw webbouwer) het themabestand goed heeft geïnstalleerd, is het mogelijk om via een nieuwe pagina een RSS feed te maken.

RSS feed aanmaken in WordPress

Op het moment dat wij deze blogpost hebben geschreven, werkten wij (nog) niet met Gutenberg. De instelling voor de pagina template is in Gutenberg niet anders. Verder is het belangrijk om deze pagina met behulp van Yoast SEO op “noindex” te zetten.

Wanneer u de pagina in uw webbrowser opent, dan ziet u geen normale pagina van uw website, maar de XML structuur van uw nieuwe RSS feed.

Uw RSS campagne opzetten in Mailchimp

Het opzetten van een RSS campagne lijkt erg op de manier hoe u in Mailchimp een reguliere campagne kunt aanmaken. Het verschil is dat er meer instellingen zijn en dat u de verschillende “codes” uit het RSS bestand in het gekozen template bij Mailchimp moet plaatsen.

Wij gaan ervan uit dat u eerder al een reguliere campagne met Mailchimp heeft verstuurd. Heeft u nog geen ervaring met Mailchimp, dan adviseren wij u om eerst een reguliere campagne in Mailchimp aan te maken. Hieronder leggen wij uit hoe u een RSS campagne in Mailchimp kunt opzetten.

In het eerste scherm geeft u de instellingen op voor de RSS feed. Dit zijn: de URL, het schema voor het verzenden en een instelling voor de blogpost afbeelding.

RSS feed instellen in Mailchimp

De volgende drie schermen zijn (bijna) gelijk als bij een reguliere campagne. In het scherm “Recipients” kiest u de lijst en/of het segment waar u de mailings heen wilt sturen. Bij het scherm “Setup” vult u de campagne informatie in. Door het invoeren van de RSS code *|RSSITEM:TITLE|*  bij het veld subject, wordt er automatisch de titel van de (eerste) blogpost ingevuld. Gebruik ook een “merge tag” voor het e-mail “to:” field.

Mailchimp campagne instellingen

Kies bij “Template” een formaat dat bij uw mailings past, maar houd het simpel zodat het niet te lastig wordt met het invoeren van de overige RSS codes. In het scherm “Design” wordt het iets moeilijker. Voor ons eigen sjabloon hebben wij gekozen voor:

  1. Header block om het logo te plaatsen
  2. Text block voor de intro en de RSS (begin) code
  3. Text block met 2 kolommen voor de content (links de tekst en rechts de afbeelding)
  4. Text block voor de RSS (einde) code

Verder hebben wij nog andere Text blocks gebruikt voor de overige informatie in onze e-mail.

Mailchimp RSS template bouwen

Vergeet niet om de e-mail verder te stijlen, te testen (via Preview and Test) en stuur vooral een testbericht naar uw eigen e-mailadres voordat u de campagne via het scherm “Confirm” activeert.

Onze tips voor een succesvolle RSS campagne

RSS campagnes zijn een tijdbesparende manier om uw nieuwe blogposts bij uw relaties en klanten onder de aandacht te brengen. De volgende tips zullen u helpen om efficiënte mailings via uw RSS campagne te versturen.

  • Elke inschrijver die voor de eerste keer een email van u ontvangt moet toestemming geven, zodat de afbeeldingen via zijn e-mailprogramma worden getoond. Gebruik binnen de RSS feed een alternatieve tekst voor de afbeelding die de lezer uitnodigt om deze toestemming ook te geven. Zonder een zichtbare afbeelding is elke verstuurde mailing minder aantrekkelijk.
  • Verstuur uw mailings alleen naar de inschrijvers waarvan u toestemming heeft gekregen. Ook voor een RSS campagne is het belangrijk dat u de inschrijvingen voor uw mailinglijst op de juiste wijze verzamelt.
  • Gebruik de intro van het e-mailsjabloon in Mailchimp voor een vriendelijke begroeting en werk deze regelmatig bij (elke 5-10 e-mails). Hierdoor lijken de mailings minder statisch.
  • “Misbruik” de RSS campagne niet voor de promotie van uw producten. Het doel van de mailings is informeren en niet verkopen (dat is een ander soort campagne)
  • Schrijf een samenvatting voor elke blogpost en gebruik niet de “standaard” ~50 woorden uit uw blogpost.

Meer tips ontvangen?

Schrijf u in voor onze mailinglijst en ontvang toekomstige blogposts in uw e-mailbox.

 

Privacyverklaring

Email marketing tips voor ondernemers die meer willen

Lees ook deze blogpost:

Email marketing tips voor ondernemers die meer willen