Hoe vaak heb je in het verleden het mailing versturen WordPress website uitgesteld omdat je niet weet waar te beginnen? Je bent zeker niet de enige! Naast het schrijven van pakkende teksten, het kiezen en bewerken van mooie afbeeldingen moet je mailing ook nog worden ingevoerd in het juiste e-mailmarketing systeem. In deze blogpost leggen wij uit welke soorten mailings er zijn, waarvoor deze zijn bedoeld en geven wij tips hoe je het beste met je mailing kan beginnen.

Welke soorten mailings of online nieuwsbrieven zijn er?

Anders dan bij de conventionele mailing die met de post wordt verstuurd, zijn er online verschillende soorten mailings mogelijk. Elke soort mailing heeft een eigen functie en werkwijze.

  • Algemene nieuwsbrieven
  • Commerciële nieuwsbrieven
  • Drip campaigns
  • Blogpost updates
  • Actie gestuurde mailings

Naast 5 soorten mailings in deze lijst bestaan er zeker nog andere, maar dat zijn in het algemeen variaties van de soorten die wij hier hebben genoemd. Op sommige variaties zullen wij straks ook ingaan.

Algemene nieuwsbrieven

Deze soort mailing kennen wij allemaal en bestaat vooral uit informatie en actualiteiten. Een boodschap die je als bedrijf snel en eenvoudig met je klanten en relaties wil delen. Enkele voorbeelden zijn:

  • Actualiteiten, zoals het 10 jarige bestaan of een open dag
  • De introductie van een nieuw product of dienst
  • Een wijziging van de contact- of adresgegevens

Je ziet dat algemene mailings vooral een informatieve karakter hebben. Dat wil niet zeggen, dat je geen commerciële informatie mag toevoegen, maar vaak werkt dat niet zo goed.

Wil je toch een conversie uit je algemene mailing halen? Kies dan een “actie” die bij het hoofdonderwerp van je mailing past. Stel, je verstuurt een mailing naar potentiële klanten met de informatie dat je met je stand op een belangrijke beurs staat. Vraag in deze mailing de ontvanger om een afspraak in te plannen. Elke poging om gelijk je product te verkopen zal niet werken en afleiden van het primaire doel: je relaties tijdens de beurs te ontmoeten.

Moosend e-mail editor

Waarmee kan je het beste een algemene nieuwsbrief versturen?

Voor het versturen van nieuwsbrieven zijn er verschillende e-mailmarketing systemen. Dit zijn 3 systemen die wij regelmatig gebruiken.

  • Moosend – Een platform voor het versturen van verschillende soorten mailings. Wij gebruiken Moosend vooral voor klanten met een kleinere mailinglijst (< 5000 subscribers).
  • MailChimp – In het verleden hebben wij vooral met Mailchimp gewerkt en met het gratis account kan je ook prima beginnen. Helaas is de betaalde versie minder voordelig dan Moosend.
  • Sendy – Deze applicatie heeft minder functies, maar is vooral veel voordeliger wanneer je mailinglijst erg groot is. Je koopt de applicatie maar 1 keer en installeert deze dan op je eigen server of hosting account. Je e-mailberichten worden voordelig via Amazon SES verstuurd.

Content curatie nieuwsbrieven

Deze variatie op de algemene nieuwsbrief bestaat meestal uit een lijst met verschillende berichten. De berichten worden door jezelf gekozen en zijn meestal van andere blogs en websites. Het doel van deze mailings is het delen van informatie. Vaak wordt de lijst aangevuld door een bijpassende blogpost van je eigen site.

Mag ik iedereen een algemene nieuwsbrief sturen?

In de meeste gevallen moet je eerst om toestemming vragen. Stuur je een email naar je bestaande klanten en is de inhoud van de mailing een aanvulling op je dienstverlening, dan is het mogelijk dat er geen toestemming nodig is.

Dit mag zonder toestemming: De e-mail met de gewijzigde openingstijden gedurende de vakantieperiode.

Dit mag niet zonder toestemming: Je content curatie nieuwsbrief of je algemene nieuwsbrief.

Commerciële mailings

Commerciële mailings lijken  erg op de algemene nieuwsbrief, maar er is een groot verschil: de commerciële mailing heeft één doel, namelijk verkopen. Je zou het ook reclame verspreiden kunnen noemen. Enkele voorbeelden zijn:

  • Productaanbiedingen (vanuit je webshop)
  • Een prijsvraag of een winactie
  • Kortingsacties

Zijn commerciële mailings dan slecht? Nee zeker niet! Op basis van dit soort e-mailberichten wordt veel omzet behaald. Stuur je klanten op het juiste moment een relevante aanbieding dan is de kans op een verkoop groter. 

Kan ik commerciële mailings met dezelfde systemen als voor algemene nieuwsbrieven versturen?

Ja, in principe wel, een commerciële uiting wordt op dezelfde manier in het systeem verwerkt als een “gewone” nieuwsbrief. Verstuur je mailings voor je webshop klanten, dan is een e-mailmarketing systeem dat samenwerkt met je webshop goud waard. Via een koppeling kan je dan o.a. product- en bestelgegevens importeren. Hierdoor kan je bepaalde producten aan de klanten aanbieden die eerder een soortgelijk aankoop hebben gedaan.

Van de eerder genoemde systemen hebben Moosend en Mailchimp een e-commerce koppeling. Wij bouwen voor onze klanten webshops met WooCommerce. Beide systemen werken uiteraard samen met het populaire e-commerce plugin voor WordPress.

Mailchimp e-mail editor

Hoe zit het dan met de AVG en commerciële mailings? 

Voordat je een commerciële mailing verstuurd vraag je eerst (eenmalig) om toestemming bij de ontvanger. Dat geldt dus ook voor je bestaande klanten en ook voor klanten buiten de webshop.

Tip! Vraag je (nieuwe) klanten om toestemming tijdens het online afrekenen. Het blijkt dat klanten (onbewust) deze checkbox net zo makkelijk aanvinken als de checkbox voor de algemene voorwaarden.

Drip campagnes

Een drip campagne is een serie van mailings die over een bepaalde periode automatisch worden verstuurd. Voor zo’n campagne hoef je maar 1 keer alle berichten in te plannen en het e-mailmarketing systeem doet de rest. Dit soort mailings worden meestal gebruikt:

  • Wanneer een nieuwe klant zich aanmeldt voor een dienst
  • Een serie van mailings om de bezoeker over één onderwerp te informeren
  • Online cursussen

Met welke e-mailmarketing systemen kan ik een drip campagne versturen?

Zowel Moosend, Mailchimp en Sendy ondersteunen deze functie. Op basis van een trigger wordt de drip campagne voor een aanmelder aangezet. Je geeft zelf aan na hoeveel dagen de volgende mailing moet worden verstuurd.

Welke regels moet ik volgen bij het versturen van een drip campagne?

Er zijn in het algemeen twee situaties waar je mee te maken hebt:

  1. Drip campagnes voor nieuwe klanten
    Je verstuurd bijvoorbeeld een serie met instructies voor het gebruik van een product. Deze serie stopt wanneer de klant zich uitschrijft of de laatste mailing is verstuurd.
  2. De campagnes waarvoor mensen zich expliciet aanmelden
    Op het moment dat mensen zich inschrijven start de campagne vanzelf en worden de mailings verstuurd tot de campagne is afgelopen of de aanmelder zich afmeldt.

Voor beiden geldt, dat je zonder toestemming geen drip campagne mag versturen. In de eerste situatie gebeurt de inschrijving door de aankoop van een product. Wij adviseren om de serie van e-mailberichten in het eerste bericht duidelijk aan te kondigen. Zonder deze “waarschuwing” is het goed mogelijk dat je klant je drip campagne als ongewenste mail (SPAM) ziet en zich (te vroeg) afmeld.

Sendy Drip Campagne

Blogpost updates

Het schrijven van een blogpost is veel werk en het zou jammer zijn als je nieuwste publicatie niet door je relaties en klanten wordt gelezen. Een e-mail met een korte samenvatting (en een afbeelding) is dé manier om je relaties over de nieuwe blogpost te informeren. Door dit proces te automatiseren, hoef je deze mailing niet elke keer handmatig te versturen.

Publiceer je (bijna) dagelijks nieuwe blogposts, dan is het vaak beter om één keer per week een overzicht te sturen. Niet iedereen wil elke dag een mailing over je blog updates ontvangen.

Welke opties zijn er dan voor het versturen van deze mailings?

  • RSS campagnes via een e-mailmarketing systeem
    Dit soort campagne zijn mogelijk binnen Moosend en Mailchimp. Je maakt hiervoor een speciale RSS feed aan in WordPress en deze feed wordt met het e-mailmarketing systeem gekoppeld. Hier kan je dan ook instellen of deze mailing dagelijks of minder vaak wil versturen. Is er geen nieuwe blogpost dan zal het systeem ook geen mailing versturen. In onze kennisbank vind je een artikel over het aanmaken van RSS campagnes.
  • Via Zapier en Sendy
    Zapier is een slimme tool waarmee je verschillende apps kan koppelen en zo je processen kan automatiseren. Voorbeeld: je wil de blogpost updates met Sendy versturen. Maak dan een “Zap” of koppeling tussen de mailinglijst bij Sendy en je WordPress website. Zapier gaat dan regelmatig controleren of er een nieuwe blogpost is en maakt een nieuwe campagne in Sendy aan als dit het geval is. Een passende “Zap” is hier te vinden.
  • MailOptin (WordPress plugin)
    Voor het verzamelen van inschrijvingen en het versturen van nieuwsbrieven en blogupdates is MailOptin een prima oplossing. Met de gratis versie kan je o.a. blogpost updates versturen. De plugin heeft een freemium licentiemodel. Deze “lite” versie beschikt over de basisfuncties. Wil je meer, dan zal je toch moeten upgraden naar een betaalde versie.

MailOptin blog updates

De eerste 2 opties zijn best wel geavanceerd en niet geschikt voor de beginnende gebruiker. Met MailOptin is het veel eenvoudiger, maar in de gratis versie zijn de mogelijkheden dan ook beperkt. Heb je 2 of 3 websites? Ga dan voor de betaalde versie van MailOptin

Voor het automatische versturen van blogpost updates heb je net zoals bij een algemene nieuwsbrief de toestemming van de e-mail ontvanger nodig.

Meer tips ontvangen?

Schrijf je vandaag nog in en ontvang toekomstige blogposts in je mailbox.

 

Wij verwerken je gegevens zoals omschreven in onze privacyverklaring.

Actie gestuurde mailings

Voor het versturen van actie gestuurde mailings zijn er verschillende mogelijkheden. Binnen de meeste e-mailmarketing systemen kunnen deze automatische campagnes worden aangemaakt. Hierbij is het mogelijk om vooraf een aantal mailings zo in te stellen dat deze op basis van een actie worden verstuurd. Enkele voorbeelden van dit soort automatische campagnes zijn:

  • Een e-mailbericht dat wordt verstuurd als gevolg van een actie die plaatsvindt op je website. Bijvoorbeeld het versturen van een e-book, nadat je bezoeker zijn gegevens heeft ingevoerd.
  • De campagne voor een verlaten winkelwagen. Verstuur automatisch een herinnering naar klanten wanneer zij een bestelling niet hebben afgerond.
  • Een eenvoudige welkomstmail nadat de gebruiker of klant zich heeft aangemeld via de website.

Welk e-mailmarketing systeem kan ik het beste gebruiken?

Wil je veel stappen en acties automatiseren? Dan is het beter om van te voren goed te kijken of het gekozen e-mailmarketing systeem ook echt voldoet aan je wensen. Zowel Moosend, als ook Mailchimp,  beschikken over een aantal triggers en slimme functies waarmee je automatisch mailings kan versturen.

Wil je nog meer automatiseren? Dan adviseren wij systemen zoals ActiveCampaign of Drip.com. Beide werken perfect samen met je WordPress website en WooCommerce. Voor een eenvoudige autoresponder functie kan je ook Sendy gebruiken.

Actie gerichte mailings hebben vaak geen extra toestemming van de ontvanger nodig. Heeft je bezoeker zich ingeschreven om een e-book te ontvangen? Dan is deze actie voldoende. Vermeld wel een link naar je privacyverklaring onder het formulier en gebruik deze inschrijving, zonder additionele toestemming, niet voor andere campagnes. 

5 tips die je helpen bij het versturen van je mailings

  1. Vergeet niet je uitschrijflink bij elke mailing
    Zorg voor een uitschrijflink in elke mailing die je verstuurt. Deze link is verplicht volgens de AVG en mag alleen ontbreken bij strict noodzakelijke e-mails zoals een opdrachtbevestiging en een bericht met de logingegevens.
  2. Bewaar de gegevens van alle inschrijvingen
    Op het moment dat je een nieuw systeem gaat gebruiken en je “oude” mailinglijst importeert, gaat in het algemeen het “bewijs” voor de inschrijvingen verloren. Bewaar het complete exportbestand uit het oude systeem en vermeld deze mutatie in je verwerkingsregister. 
  3. Verstuur niet steeds mailings naar inschrijvers die geen “engagement” tonen
    Stel, je verstuurt elke maand een mailing. Wanneer subscribers de afgelopen 6 maanden je berichten niet hebben geopend, dan kan je ervan uitgaan dat het e-mailadres niet in gebruik is of dat je berichten als niet interessant worden bevonden. Verwijder deze adressen uit je mailinglijst. Hierdoor bespaar je geld en bevat je lijst alleen de belangrijke inschrijvingen.
  4. Gebruik niet meerdere systemen tegelijk
    Om te voldoen aan de bewijsplicht (zie AVG) is het voordeliger wanneer alle gegevens op één plek zijn opgeslagen. Daarnaast is één locatie beter bij te houden en is de kans kleiner dat er duplicaten ontstaan of zelfs fouten.
  5. Verwerk uitschrijven direct en op de juiste manier
    Uitschrijvingen moeten zo snel mogelijk worden verwerkt. Dit is niet alleen belangrijk om te voldoen aan de AVG wetgeving, maar zorgt ook voor minder irritaties bij de uitschrijver. Heb je hetzelfde adres op meerdere lijsten staan? Dan kan je beter ervoor zorgen dat het adres op elke lijst wordt uitgeschreven. Is dit te veel werk? Zie onze tip hierboven en gebruik maar één systeem!

Het versturen van mailings is de meest voordelige manier om je klanten en relaties te bereiken. Begin met een kleine mailinglijst en laat deze “gezond” groeien. Je kan beter een kleine lijst met veel “engagement” hebben dan een grote lijst met een kleine “open rate”.

Gepubliceerd in: Online marketing tips

Voordat je de site verlaat...

Schrijf je in voor onze mailinglijst en ontvang nieuwe blogposts zoals deze via e-mail.

 

Wij verwerken je gegevens zoals omschreven in onze privacyverklaring.

Email marketing tips voor ondernemers die meer willen

Lees ook deze blogpost:

Email marketing tips voor ondernemers die meer willen