Gmail zakelijk gebruiken

Het lezen en versturen van e-mails kan veel tijd in beslag nemen. Zeker wanneer e-mail je voornaamste vorm van communicatie is! Hoe kan je dan meer tijd besparen voor het echte werk? Wij delen onze beste tips en een selectie met favoriete gratis zakelijke e-mail tools die je zullen helpen productiever te werken.

Het juiste e-mail programma

Met welke e-mail software verstuurt jij je zakelijke mail? Zoals je misschien al hebt gemerkt, zijn er meerdere opties mogelijk. Voor ons bestaat er eigenlijk maar één goede optie: Gmail (onderdeel van Google Workspace).

Deze online applicatie heeft als voordeel dat het niet nodig is om een heel software pakket de downloaden. Je berichten zijn overal beschikbaar en backups zijn in principe niet nodig (maar wel mogelijk). Daarnaast is het voor deze e-mail client (Gmail) mogelijk om verschillende handige e-mail tools te koppelen, waardoor je nog beter (en efficiënter) je zakelijke e-mail kan beheren.

Gmail tips waarvan je nog niet op de hoogte bent

In Gmail zelf zitten al een groot aantal tools die het versturen van e-mail nog makkelijker maken. Veel ondernemers zijn nog niet op de hoogte van deze functies, terwijl deze al veel tijd kunnen besparen. Onze favoriete functies zijn:

• Verschillende e-mail signatures voor verschillende e-mailadressen gebruiken. Voor elke e-mail adres in je account is het mogelijk om een ander e-mail handtekening te kiezen. Ga naar Instellingen > Algemeen > Handtekening. Hier kan je per e-mailadres de handtekening aanpassen.
• Standaard antwoorden gebruiken. Nog sneller een e-mail typen? In Gmail zit ook de functie om templates met standaard antwoorden aan te maken. Deze functie kan je inschakelen bij Instellingen > Geavanceerd.
• E-mail reminders instellen. Heb je een e-mail binnengekregen, maar wil je deze niet direct beantwoorden, maar ook niet vergeten? In Gmail is het mogelijk om het beantwoorden van een zakelijke e-mail in te plannen. Door de e-mail te “snoozen”, verschijnt deze na x-aantal dagen weer in jouw inbox.
• E-mailberichten vertraagd verzenden. Soms komt het voor dat je al op verzenden hebt geklikt, maar toch nog iets aan de e-mail wil veranderen. Via Instellingen > Geavanceerd > Verzenden ongedaan maken, kan je de periode voor het annuleren van de verzending verlengen. Jouw e-mailbericht wordt dan bijvoorbeeld pas na 20 seconden verstuurd en tot die tijd kan je de verzending gewoon onderbreken.
• Eenvoudig vakantie of afwezigheidsmeldingen versturen. Als je Gmail zakelijk gebruikt, is het soms ook nodig om een vakantiemelding in te schakelen. In Gmail zit hiervoor al een handige functie. Als je naar Instellingen > Geavanceerd gaat en helemaal naar beneden scrollt, zul je zien dat er een “Automatisch antwoord” veld is om bijvoorbeeld te gebruiken voor vakanties. Je kan zelfs precies aangeven wanneer deze melding moet beginnen en op welke dag deze moet eindigen.

E-mail tools voor een overzichtelijke mailbox

Let op! De genoemde prijzen worden vaak per jaar vermeld, omdat dit voordeliger is.

Shift

Voor: Ondernemers die meerdere e-mailadressen moeten beheren

Meerdere e-mailadressen in één duidelijk overzicht beheren? Gebruik dan Shift. Deze Desktop app is beschikbaar voor zowel Windows, Mac als ook Linux en maakt het mogelijk om verschillende inboxen naast elkaar te beheren. Naast je zakelijk Gmail account kan jij ook je Outlook mail aan deze app toevoegen.

Voordelen

• Al je belangrijke e-mailadressen op één plek
• Desktop notificaties
• Zoek eenvoudig in al jouw mailboxen (PRO versie)
• Voeg andere apps toe, zoals Trello, Slack en Twitter (PRO versie)
• Koppeling met Google Chrome extensies (PRO versie)

Gratis versie

Shift werkt volgens een freemium model. Naast de gratis basisversie kan je ook kiezen voor een Pro ($29,99 per jaar) of Advanced ($99,99 per jaar) pakket met extra functies.

Kiest je voor de gratis versie dan kan je 2 e-mailadressen aan Shift koppelen. Mailen vanuit Shift heeft dan wel één nadeel. Een “Sent with Shift” melding zal aan elke e-mail die je verstuurt worden toegevoegd.

Cleanfox

Voor: Iedereen met te veel nieuwsbrief inschrijvingen

Dagelijks ontvangen wij tientallen e-mails die wij misschien helemaal niet willen ontvangen. Uitschrijven via de uitschrijf-link is een mogelijkheid, maar wat als het ook sneller kan? Cleanfox spoort al jouw nieuwsbriefinschrijvingen op, zodat jij je snel voor de nieuwsbrieven kan uitschrijven, die je niet langer wilt ontvangen. Zo ontvang je minder e-mails en bent je voortaan minder tijd kwijt aan het opschonen van je mailbox.

Voordelen

• Eenvoudigste manier om je nieuwsbriefinschrijvingen te beheren
• Beschikbaar voor Gmail (zakelijk), Outlook én andere e-mailprogramma’s
• Cleanfox is project partner van WeForest. Voor het verwijderen van ongewenste e-mails worden er bomen in Zambia geplaatst

Gratis versie

Cleanfox is helemaal gratis. Door de e-mail tool te gebruiken geef je wel aan dat je gegevens anoniem mogen worden gedeeld met derden.

Freshdesk

Voor: Ondernemers die veel contact hebben met klanten en/of support leveren

Vragen van klanten nog makkelijker opvolgen? Freshdesk biedt een uitkomst. Deze externe e-mail applicatie zorgt ervoor dat je een overzichtelijke inbox hebt én toch geen belangrijke e-mailberichten vergeet te beantwoorden. Door van e-mailberichten tickets te maken, weet je veel beter welke e-mailberichten jij nog moet opvolgen. Je kan o.a. keywords toevoegen aan een ticket, tickets combineren of teamleden aan een ticket toewijzen. Een nuttige tool voor je zakelijke Gmail!

Voordelen 

• Alle conversaties met klanten op één plek verzameld
• Kennisbank met informatie voor klanten aanleggen
• Automatische reacties instellen (PRO versie )
• Werk samen met een team om vragen van klanten snel op te volgen
• Gegevens uit Google Workspace koppelen met Freshdesk

Gratis versie

Van Freshdesk is een gratis versie en enkele premium versies (vanaf €180,- per jaar). Het gratis plan beschikt al over veel belangrijke functies en kan worden gebruikt met een onbeperkt aantal teamleden.

Boomerang

Voor: Iedereen die e-mail te veel als afleiding ziet en dit graag wil veranderen

Boomerang is een app met verschillende functies die allemaal als doel hebben om je productiviteit te vergroten. Zo zit er een functie in om e-mails later te versturen, een tool om betere e-mails te schrijven en een functie om tijdelijk geen e-mail in de inbox te ontvangen. Daarnaast is er ook een ‘Boomerang’ functie. Hiermee kan je bijvoorbeeld instellen dat een e-mail na één dag weer in jouw inbox verschijnt, als deze door de ontvanger is beantwoord. Zo vergeet je nooit meer een verzonden e-mail op te volgen.

Voordelen

• Één tool voor verschillende functies
• Pauzeer je inbox om niet te worden afgeleid door mails die binnenkomen
• Beschikbaar voor Gmail, Outlook én mobiel

Gratis versie

Boomerang heeft een gratis versie én 3 premium versies (vanaf €4,99 per maand). De gratis versie bevat alle functies die hierboven zijn beschreven. Extra instellingen en meer functies zitten in de premium pakketten van Boomerang.

Todoist Gmail plugin

Voor: To-do list voor gebruikers die nog meer tijd willen besparen

Todoist is een van de meest gebruikte todo-list tools. Maar wist je al dat Todoist ook een extensie heeft om de tool eenvoudig te koppelen met je Gmail account? Zeker als je Todoist en Gmail zakelijk gebruikt, is deze extensie erg handig. Vanuit je inbox heb je namelijk direct toegang tot jouw to-do list en kan je e-mails met één knop als taak toevoegen. Uiteraard werkt de tool zelfs nog steeds zoals je gewend bent.

Voordelen

• Toegang tot takenlijst vanuit Gmail
• Overzichtelijke to-do list tool met terugkerende deadlines en taak prioriteiten
• Eenvoudig te koppelen met Gmail
• Taken toevoegen via e-mail (PRO versie)
• Kalender synchronisatie (PRO versie)

Gratis versie

De extensie om Todoist aan je Gmail account te koppelen is gratis, maar zoals je misschien al weet heeft Todoist gratis en premium pakketten. De gratis versie is voor veel gebruikers voldoende, maar voor extra functies, waaronder taken via e-mail toevoegen, sjablonen en meer projecten heb je de premium versie (€36,- per jaar) nodig.

E-mail managing tools

Streak

Voor: De ondernemer die op een gestructureerde manier zijn Gmail zakelijk willen beheren.

Streak is een volledig CRM (Customer Relationship Management) pakket, waarmee je de hele werkwijze binnen Gmail kan veranderen. Creëer je eigen workflows om belangrijke e-mail nog makkelijker op te volgen én zo productiever te werken. Streak kan voor verschillende doeleinden worden ingezet. Bijvoorbeeld voor projectmanagement, fondsenwerving, support en recruitment. Door de flexibiliteit van Streak zet je de tool helemaal naar jouw eigen hand.

Voordelen

• Duidelijk overzicht door een spreadsheet interface
• Organiseer e-mail op zo’n manier dat deze aansluit bij jouw werkwijze
• Handige Email Power tools om nog productiever te werken, zoals mail merge, e-mail snippets en een later verzenden functie.

Gratis versie

Streak heeft een gratis pakket en twee betaalde pakketten ($49,- en $129,- dollar per maand op jaarbasis). De gratis versie beschikt over de basis CRM functies, de Email Power Tools en de functie om een eigen workflow in te richten. De premium pakketten maken het mogelijk om het CRM met teamleden te delen en beschikken over nog veel meer functies.

Gmelius

Voor: Ondernemers die eenvoudig projecten en klantcontacten in de mailbox willen beheren.

Een andere tool met veel verschillende functies, die het overzichtelijk houden van een mailbox net iets makkelijker maakt, is Gmelius. Met deze tool kan je o.a. e-mailberichten en andere taken aan Kanban boards binnen je Gmail account toevoegen. Daarnaast beschikt Gmelius over nog veel meer functies zoals: mail merge, e-mail templates, e-mail tracking en meer.

Voordelen

• Kan eenvoudig met je huidig CRM systeem worden gekoppeld
• E-mails als todo’s opslaan
• Voeg belangrijke informatie toe aan e-mails met behulp van de notitie functie
• Werk eenvoudig samen met je team en deel notities, e-mail en borden met elkaar (premium)
• Automatiseer het versturen van e-mailberichten op basis van triggers (premium)

Gratis versie

Gmelius biedt 4 verschillende accounts: Gratis, Sales, CRM en Team. De gratis versie laat je kennis maken met verschillende functies die Gmelius te bieden heeft. Zo kan je onbeperkt e-mailberichten inplannen, snoozen en tracken, kan je 10 e-mail notities per maand toevoegen en heb je 1 Kanban board tot je beschikking. De premium pakketten beginnen vanaf $108,- per jaar en per gebruiker.

Bananatag

Voor: Professionals die e-mail willen gebruiken om meer te verkopen of efficiënter willen samenwerken met teamleden.

Is e-mail belangrijk voor het succes van je onderneming? Bananatag geeft je meer inzicht en controle over de prestaties van jouw e-mailberichten. Naast e-mail tracking en scheduling beschikt de tool ook over handige e-mail templates, incl. analytics, waarmee je gelijktijdig kan testen welke templates echt goed werken.

Voordelen

• Meer inzicht in de prestaties van jouw e-mails.
• Ontvang notificaties wanneer ontvangers je mailbericht hebben geopend
• Synchroniseer de informatie eenvoudig met een CRM Systeem

Gratis versie

Met de gratis versie van Bananatag track je 5 e-mailberichten per dag (incl. basis notificaties). Meer e-mailberichten en extra functies, zoals (e-mail templates, click tracking en reports) zitten in de premium pakketten vanaf $120,- per jaar.

Mag ik e-mailberichten tracken volgens de AVG?

Informatie over het openen van de verzonden e-mailberichten is erg voordelig. Zo weet je immers precies wanneer de ontvanger je e-mail heeft gelezen en of het al nodig is om een follow-up e-mail te sturen. Maar is dit ook toegestaan volgens de AVG wetgeving?

Helaas is het niet toegestaan om zomaar e-mailberichten te volgen zonder dat je toestemming hebt. Vindt je het toch belangrijk om meer inzicht te hebben in het gedrag van de ontvanger? Dan is het dus noodzakelijk om, voordat je de e-mailtracking functie uit de 3 bovenstaande tools gebruikt, expliciet toestemming te vragen aan de bezoeker.

Efficiënt e-mails schrijven

Yet Another Mail Merge

Voor: Ondernemers die op een eenvoudige manier mailings via hun Gmail account willen versturen.

Yet another Mail Merge vinden wij de beste mail merge tool voor Gmail. Met behulp van een Google Spreadsheet en Gmail is het mogelijk om een professionele mailing te versturen. YAMM is de perfecte tool wanneer het versturen van een mailing via bijvoorbeeld Moosend te veel werk is of gewoon niet voordelig lijkt.

Voordelen

• Snel mailings versturen via Gmail en Google Spreadsheets
• Verschillende e-mail templates
• Alle verzonden e-mails staan in de verzonden items
• E-mailactiviteit bijhouden van de verzonden e-mails
• Contacten importeren vanuit Google Contactpersonen

Gratis versie

Met de gratis versie kunnen er elke dag 50 e-mails worden verstuurd. Wanneer dat niet genoeg is, kan je ervoor kiezen om andere gebruikers uit te nodigen. Voor elke nieuwe gebruiker die zich via jouw link inschrijft wordt je eigen account met 50 verhoogd (tot max. 450). Wil je het aantal e-mails gelijk verhogen, maar dan tegen een betaling? Het personal account kost maar $28 per jaar. Hiermee kan je dagelijks 1500 mailings versturen.

Grammarly

Voor: Iedereen die regelmatig e-mails in het Engels schrijft.

Foutloze e-mailberichten in het Engels schrijven is voor de meeste Nederlandse ondernemers niet altijd even makkelijk. Toch wil je niet dat je berichten vol met fouten staan. Grammarly helpt je nog beter Engelse e-mails te schrijven door alle fouten op te sporen. Daarnaast geeft de tool ook suggesties voor betere woordkeuzes (premium).

Voordelen

• Beste tool voor het verbeteren van geschreven content
• Eenvoudig binnen je Gmail account te gebruiken
• Ook te gebruiken in Google Docs, Slack, Medium en Twitter

Gratis versie

De gratis versie van Grammarly is onbeperkt te gebruiken en spoort een groot aantal fouten op. Wil je gebruik maken van de geavanceerde spellingcheck en suggesties voor betere woordkeuzes krijgen? Kies dan voor de premium versie. De kosten hiervoor zijn $139,95 per jaar.

Dropbox for Gmail

Voor: Professionals die zowel Gmail als Dropbox dagelijks gebruiken

Met Dropbox for Gmail bekijkt en verzendt je bestanden binnen je Gmail account, zonder het Gmail-venster te verlaten. Zo kan je snel bestanden met de ontvanger delen en controleer je het bestand nog even snel voordat je het verzend. Een handige tool voor elke Dropbox gebruiker!

Voordelen

• Deel grote bestanden eenvoudig en zonder problemen
• Direct toegang tot belangrijke bestanden
• Voorbeeldweergave van de bestanden binnen Gmail bekijken
• Voeg bestanden vanuit Gmail eenvoudig toe aan Dropbox
• Eenvoudig te koppelen met Gmail

Gratis versie

De extensie is volledig gratis en beschikt niet over een premium variant.

Tools voor de e-mail handtekening

WiseStamp

Voor: Professionals of teams die binnen een e-mailbericht net iets meer willen laten zien.

WiseStamp is een eenvoudige tool met een gratis versie en de mogelijkheid om te upgraden naar een “Awesome” account. Met zowel de gratis als ook de betaalde versie kan eenvoudig een e-mail handtekening, incl. o.a. je foto, social media profielen, disclaimer en andere informatie worden aangemaakt. Je e-mail handtekening kan niet alleen aan Gmail worden toegevoegd, maar ook aan bijna elk ander e-mailprogramma.

Voordelen

• Super eenvoudig je e-mailhandtekening aanmaken
• E-mail handtekening bijwerken via 1 centrale plek
• Disclaimer en andere informatie toevoegen
• Verschillende templates gebruiken
• E-mailhandtekening voor Gmail, Outlook, Mac Mail, iPhone en Android

Gratis versie

De gratis versie is bijna net zo compleet als de Awesome versie en is vooral beperkt in de opties voor de aanpassingen. Natuurlijk bevat de betaalde versie geen branding en zijn er (9) meer templates beschikbaar dan in de gratis versie. De Awesome versie voor een enkel account kost €72,00 per jaar.

MailDoodler

Voor: Bedrijven of teams die de e-mail handtekening voor hun medewerkers willen regelen.

Met MailDoodler kan je net zoals bij Wisestamp een e-mail handtekening aanmaken. De tool is iets minder eenvoudig in het gebruik, maar biedt voor teams extra functies. Een leidinggevende kan voor een gehele afdeling de e-mail handtekening opmaken een toewijzen.

Voordelen

• Via één centrale plek in één keer de e-mail handtekening voor de teamleden wijzigen of toepassen
• Campagnes met een banner opmaken, aan een e-mail handtekening toevoegen en de klikken via Google Analytics meten
• Ontwikkeld door een Nederlands bedrijf

Gratis versie

Helaas is er geen gratis versie en moet je voor deze functie na 14 dagen betalen. De kosten zijn (voor kleine teams) niet zo hoog. Je betaalt namelijk maar €0,50 per maand en gebruiker. Bij een groter team worden de kosten per maand dan wel iets hoger. De tool is zeker anders dan andere tools voor een e-mail handtekening en voor het juiste doel wegen de voordelen zeker op tegen de kosten.

Wij verwerken je gegevens zoals omschreven in onze privacyverklaring.

Gmail en de persoonsgegevens van je relaties

Net zoals bij alle andere e-mailberichten die je verstuurt, geldt voor de verschillende tools de privacywetgeving. Wij hebben eerder al opgemerkt dat je volgens de AVG richtlijnen zonder toestemming geen e-mail activiteit mag tracken. Vergeet ook niet het volgende:

• Heb je niet om toestemming gevraagd en bestaat er geen directe zakelijke relatie? Dan mag je volgens de privacywetgeving helemaal geen commerciële berichten versturen.
• Worden via een tool of SAAS provider persoonsgegevens verwerkt? Dan mag je niet vergeten om een verwerkingsovereenkomst te tekenen.
• Vergeet niet in de privacyverklaring te vermelden hoe en welke persoonsgegevens je via de e-mail en de gebruikte tools verwerkt.

Gepubliceerd in: Webtools en functies