Voor uw webshop is e-mail een belangrijk communicatiemiddel. Wanneer een klant een bestelling plaatst wilt u tenslotte een opdrachtbevestiging versturen. Hetzelfde geldt voor het e-mailbericht met de logingegevens als een nieuw account wordt aangemaakt of de verzendbevestiging als het product onderweg is.. Verstuurt u deze e-mails niet, dan zal de klant u bellen of nog erger: geen aankoop via uw website willen uitvoeren. Het goede nieuws is dat deze functies (meestal) binnen uw webshop applicatie al aanwezig zijn. Maar er is één probleem: uw e-mails belanden in de spambox van de klant. Via deze blogpost leggen wij uit hoe wij voor onze klanten met de provider Postmark meer de e-mailberichten versturen en deze niet steeds in de spambox van de ontvanger belanden.

E-mails via Postmark versturen

Het spam ‘probleem’

Dagelijks worden er veel meer spam berichten verstuurd dan “echte” e-mails. Alle spamberichten hebben een belangrijk kenmerk: één bericht wordt tegelijkertijd naar een groot aantal mensen gestuurd. Een nieuwsbrief of commerciële uiting binnen een e-mailmarketing campagne heeft dezelfde eigenschap. Maar ook een niet commerciële mailings kunnen in principe worden aangezien als spam.

Het verschil tussen transactionele e-mails en e-mailmarketing berichten: Onder transactionele e-mails vallen alle berichten die naar een specifieke persoon op basis van een actie worden gestuurd. Een goed voorbeeld is de opdrachtbevestiging naar aanleiding van een bestelling. In tegenstelling tot transactionele e-mail worden e-mailmarketing berichten naar meerdere personen tegelijk gestuurd.

Op het moment dat de verzendende mailserver zo wel mailings als ook de transactionele e-mails verstuurd, is het goed mogelijk dat een spamfilter een orderbevestiging of factuur ook naar de spambox verplaatst.

Hoe kan mijn mail in de spambox belanden?

De grote uitdaging voor spamfilters is dus het herkennen van goede mails tussen alle spamberichten. Zowel de inhoud als de verzender zullen door de spamfilter van o.a. Google, Ziggo en KPN worden gecontroleerd. Op het moment dat uw mailserver eerder al voor ongewenste mailingen op een blacklist is gezet, worden al uw berichten als spam gemarkeerd. Om deze ontwikkeling om te draaien moet de beheerder van de verzendende server ervoor zorgen dat zijn IP adres of host name van de blacklist wordt verwijderd. Beter is natuurlijk voorkomen dat u op de blacklist wordt gezet.

Welke aanpassingen zijn nodig om het spam probleem te voorkomen?

Wanneer uw website of shop is gebaseerd op WordPress dan is de kans groot dat alle e-mails via de webserver van uw hosting provider worden verstuurd. Dit gebeurt dan vaak via de PHP mail() functie. Is dat slecht? Jazeker! De PHP mail() verstuurt e-mails zonder de nodige mail headers en beschikt ook niet over de nodige verificatie mogelijkheden. Daarnaast is een webserver niet geoptimaliseerd voor het versturen van e-mails. Wat moet u doen?

  • Verstuur uw emails via Postmark of een andere SMTP provider (SMTP is hetzelfde protocol dat u gebruikt in uw e-mailprogramma). Installeer een SMTP plugin samen met de gegevens van uw transactionele e-mail provider. De meeste aanbieders hebben ook een eigen plugin voor WordPress. Ook voor andere soort webapplicaties bestaan er opties om tussen de PHP mail() functie en SMTP te switchen. Gebruik altijd de SMTP optie. Postmark heeft een eigen plugin waar via de e-mails via het API systeem worden verstuurd, maar u kunt ook de Postmark’s SMTP instellingen voor andere plugins gebruiken.
  • Update de DNS records van uw domeinnaam. Wanneer u gebruik maakt van een SMTP service dan moet er een SPF record worden aangemaakt. Deze DNS record geeft aan dat u via de gespecificeerde mailserver e-mails mag versturen. Een tweede stap is het aanmaken van een DKIM record. Deze extra authenticatie tussen uw domein en de SMTP mail service wordt door een aantal e-mail providers gebruikt. In de documentatie van uw transactionele e-mailprovider vindt u zeker de nodige informatie. Bij Postmark wordt er geen SPF record gebruikt omdat zij de premium diensten van Return Path gebruiken. Hiervoor wordt er een CNAME record toegevoegd.
  • Beveilig uw webformulieren zodat er door spambots geen ongewenste e-mail via uw website of shop kan worden verstuurd. Diensten zoals Postmark zullen de activiteit op dit soort e-mails controleren en deze tegenhouden (én u waarschuwen).

Postmark illustratie
Illustratie door Postmark

Uw e-mails via Postmark versturen

Voor het versturen van e-mailberichten zijn er tientallen betrouwbare providers. Postmark is er één op deze lange lijst. Deze 100% transactionele e-mail provider stelt één zeer belangrijke voorwaarde: het versturen van nieuwsbrieven, mailings en andere geautomatiseerde berichten is NIET toegestaan! Dit is direct ook de kracht van Postmark. Omdat het bedrijf berichten, die onder e-mailmarketing vallen, niet toestaat, is de kans op blacklisting uitermate klein. Wij gebruiken Postmark voor e-mails die via webshops worden verstuurd (opdrachtbevestigingen, nieuw account berichten en facturen) en voor elke andere webapplicatie die unieke en belangrijke berichten naar één enkele ontvanger tegelijkertijd verstuurd. Helaas is deze dienst niet gratis en kosten 10.000 berichten $10,00 per maand. Verstuurt u meer berichten per maand dan worden de kosten in verhouding lager.

Bijzondere kenmerken van Postmark

  • Korte bezorgtijden. E-mails die via Postmark worden verstuurd, zijn snel bezorgt. Bij de meeste e-mail aanbieders binnen enkele seconden.
  • Details over de verzonden e-mails kunnen 45 dagen lang worden geraadpleegd. Op deze manier kunt u controleren of een bericht is geopend of dat er een link door de ontvanger wordt geklikt.
  • Versturen via verschillende domeinnamen.
  • Inkomende e-mails verwerken (bijvoorbeeld doorsturen naar een webapplicatie).
  • Native WordPress plugin. U hoeft alleen de API key in te voeren en uw webshop met WooCommerce verstuurt direct alle e-mails via Postmark.

Voor veel klanten zijn 10.000 e-mails per maand te veel of wil men niet nog een provider voor zijn webshop. Klanten bij finalwebsites maken gebruik van Postmark zonder het extra werk. Wij installeren de plugin en vaak versturen klanten de e-mails via Postmark op onze kosten.

Andere transactionele e-mailproviders

De volgende e-mailproviders gebruiken wij regelmatig omdat deze voordelig en betrouwbaar zijn. Helaas hebben deze drie providers één nadeel: zij versturen voor klanten ook nieuwsbrieven en andere commerciële e-mails. Hierdoor is de kans aanwezig dat tijdelijk een mailserver op één of meerdere spamlijsten terecht kan komen. De bedrijven proberen dat zeker te beperken en wanneer deze providers beter bij uw budget passen, zijn deze zeker ook een goede keuze.

Sendgrid

Via deze provider versturen wij alle e-mails die niet via Postmark worden verstuurd. De beheerpagina van Sendgrid is erg functioneel en eenvoudig in gebruik. Sendgrid kunt u gebruiken voor alle e-mails die via uw website worden verstuurd, inclusief nieuwsbrieven.

Amazon SES

Met Amazon worden de e-mails van veel grote bedrijven verstuurd. Wanneer u echt veel e-mails moet versturen is Amazon SES de perfecte oplossing. De kosten zijn erg laag met maandelijks 62.000 gratis berichten. Daarna betaalt u maar $0,10 per 1000 e-mailberichten. Helaas is het inrichten van een Amazon SES account voor sommige gebruikers niet zo eenvoudig.

ElasticEmail

Bent u op zoek naar een echt voordelige SMTP e-mailprovider? Dan is ElasticEmail een prima provider. De eerste 150.000 berichten zijn elke maand gratis en daarna betaalt u maar $0,09 per 1000 e-mailberichten. Vergeleken met Amazon is de dienst minder betrouwbaar, maar daarvoor is het opzetten van een account veel eenvoudiger.

Is een eigen mailserver dan niet dé oplossing?

Wanneer u echt veel e-mailberichten wil versturen (500.000 per maand en meer) en de configuratie van een eigen mailserver geen probleem is, dan is een eigen server misschien iets voor u. Maar vergeet daarbij niet dat uw server ook dan op een spamlijst kan belanden. De regelmatige controle van blacklistings is extra werk en ook de kosten voor een mailserver (€50,00 per maand en meer) moeten worden betaald.

5 tips om uw belangrijke e-mails in de inbox te krijgen

  • Beperk het aantal plaatjes en uitgaande links in uw e-mailbericht. De juiste balans is belangrijk. Een lang bericht mag meer links en afbeeldingen bevatten dan een kort bericht. Gebruik indien mogelijk geen (of weinig) inline afbeeldingen.
  • Gebruik (indien mogelijk) geen commerciële woorden in het e-mail subject en vermijd woorden zoals gratis of free.
  • Verstuur e-mailberichten altijd met een e-mailadres dat ook werkelijk bestaat. Ook een no-reply adres moet worden aangemaakt. Zonder geldig e-mailadres is de kans groot dat uw bericht zelfs wordt geblokkeerd.
  • Verstuur geen berichten die alleen maar uit een afbeelding of een (te) korte tekst bestaan. Beide lijken niet natuurlijk, waardoor de kans is groter dat het bericht in de spambox van de ontvanger wordt afgeleverd.
  • Controleer uw e-mailberichten ook op technische fouten. Een HTML e-mailbericht waarin aan het einde wat code ontbreekt is nog steeds leesbaar, maar voor een spamfilter is het misschien een signaal dat uw bericht niet betrouwbaar is.

Deze 5 tips zijn oplossingen voor de meest voorkomende problemen. Hoe meer problemen, hoe groter de kans dat uw e-mailbericht niet in de inbox van uw klant belandt. Test al uw e-mails met de online tool mail tester waarmee u de spamscore kunt testen. Daarna kunt u deze informatie gebruiken om uw e-mailberichten te verbeteren, zodat deze wel in de inbox van uw klanten terechtkomen.

Lees ook deze blogpost:

Nieuwsbrief versturen onder de AVG

Nieuwsbrief versturen onder de AVG