Online factuur maken

Op het moment dat uw website niet over een webshop beschikt, is het best lastig om online aankopen of betalingen te automatiseren. Meestal ontvangen bedrijven dan een order via de telefoon of e-mail. Van een nieuwe klant moeten eerst alle gegevens bekend zijn, voordat u de bestelling kunt verwerken. Hier kan veel tijd in gaan zitten. Veel beter zou het daarom zijn, als de nieuwe klant een product of dienst via uw website kan kopen en u (automatisch) de factuur kan opmaken. Voor onze eigen website hebben wij onlangs een handige functie geschreven, die ook voor uw website geschikt zou kunnen zijn.

Met behulp van het API systeem van eFactuurdirect, hebben wij het verzenden van facturen op onze website geautomatiseerd. Nieuwe klanten kunnen bijvoorbeeld WordPress webhosting via onze website bestellen en gelijk online betalen via Mollie. Op het moment dat de betaling is uitgevoerd, wordt de factuur via eFactuurdirect aangemaakt en verstuurd. Hierdoor wordt het bestelproces sneller en voordeliger.

Waarom een webshop niet altijd handig is

Als serviceprovider voor websites en webshops is het voor ons geen uitdaging om voor de online bestellingen een webshop te bouwen, maar dat is in ons geval niet handig. Wij waarderen het persoonlijke contact met onze klanten en de online aankoop is vooral voor nieuwe klanten die een “standaard” product willen kopen. Onze functie is t.o.v. een webshop vooral handig als:

  • Nieuwe klanten meestal maar 1 product bestellen
  • Er geen plannen zijn om meer dan ~10 producten via de website aan te bieden
  • Kanten maar één keer via de website een aankoop plaatsen
  • Er geen productcatalogus nodig is (met o.a. filters en een zoekfunctie)
  • De producten “eenvoudig” zijn en dus niet over variaties (kleuren, afmetingen, versies, etc.) beschikken.

Hadden wij ervoor gekozen om onze bestelfunctie met WooCommerce te bouwen, dan hadden wij een groot gedeelte van de e-Commerce plugin voor WordPress niet gebruikt. Daarnaast zou er ook meer maatwerk nodig zijn, omdat wij graag een koppeling met eFactuurdirect (de facturatie software die wij gebruiken) wilden, om zo de betalingen volledig te automatiseren.

Eenvoudig en snel factureren met eFactuurdirect

Al sinds een geruime tijd gebruiken wij eFactuurdirect voor de facturatie van onze diensten. Wij hebben voor deze online facturatie software gekozen omdat het systeem bijzonder gebruiksvriendelijk is en het opmaken van een factuur super snel gaat. De volgende eigenschappen vinden wij binnen eFactuurdirect bijzonder sterk:

  • Debiteuren aanmaken – Zakelijke klanten kunnen snel worden aangemaakt door een koppeling met de data van de Kamer van Koophandel. Het invoeren van de bedrijfsnaam is voldoende en het systeem pakt de gegevens er automatisch bij.
  • Uw eigen factuur layout opmaken – eFactuurdirect heeft een layout editor waarmee u de complete factuur kan opmaken. De functies werken intuïtief, eenvoudig en snel.
  • Periodieke facturen versturen – Diensten zoals webhosting worden elke 3-12 maanden gefactureerd. Met eFactuurdirect is het mogelijk om voor de verschillende perioden te factureren. Alle vervolg facturen worden automatisch verstuurd.
  • Taken en tijdregistratie – Voor kleinere en grotere opdrachten beschikt eFactuurdirect over functies voor het registreren van uw werkzaamheden. Deze kunnen dan later met één simpele stap aan de klant worden gefactureerd.
  • E-mails via uw eigen domeinnaam versturen – Als hostingprovider en internetbureau vinden wij de manier hoe de facturen en e-mails worden verstuurd erg belangrijk. De facturen moeten natuurlijk wel bij uw klant terecht komen en het moet duidelijk herkenbaar zijn dat een e-mail van u afkomstig is. eFactuurdirect beschikt over geavanceerde functies die ervoor zorgen dat de verstuurde e-mailberichten minder snel in de spambox van de ontvanger terecht komen.

Voor de koppeling tussen onze WordPress website en eFactuurdirect is natuurlijk een API systeem noodzakelijk. De API van eFactuurdirect biedt alle functies zodat u niet alleen de factuur kunt aanmaken, maar ook producten en debiteuren worden geïmporteerd.

Screenshot eFactuurdirect

Screenshot: Factuur aanmaken binnen eFactuurdirect

De factuur maken pas op het moment dat de order is betaald

Binnen een webshop met WooCommerce (en de meeste andere webshop software) worden normaal gesproken facturen pas verstuurd wanneer de betaling is voltooid. Klanten bestellen, betalen en ontvangen dan de factuur met de bevestiging van de betaling die is uitgevoerd. Deze volgorde heeft een groot voordeel: er wordt geen factuur verstuurd zonder een betaling. Hierdoor ontstaan er geen openstaande posten en hoeft u geen BTW af te dragen voor orders die (veel te) laat worden betaald. Laat uw online orders via iDEAL betalen en verstuur dan pas de factuur. Net als bij WooCommerce, wordt met onze WordPress plugin een order aangemaakt en pas bij een succesvolle betaling wordt de factuur in eFactuurdirect aangemaakt en verstuurd.

Als internetbureau vinden wij het belangrijk dat nieuwe klanten online een bestelling kunnen plaatsen. Door de nieuwe functie hoeft een klant dus niet meer te wachten op de volgende werkdag.

Hoe werkt het online formulier binnen onze website

Het formulier wordt o.a. gebruikt voor de bestelling van onze WordPress webhosting accounts.

  1. Via het online formulier worden de klantgegevens verzameld en veilig in de database opgeslagen. Voordat dit gebeurt controleren wij eerst of een klant al bestaat. Hiervoor vergelijken wij de klantgegevens vanuit eFactuurdirect met de gegevens binnen de database van onze website.
  2. In het vervolg wordt er een betaling voor iDEAL aangemaakt. Dit doen wij via het API systeem van Mollie.
  3. Op het moment dat de betaling is uitgevoerd, stuurt Mollie via een callback functie de betaalstatus terug naar onze website. De klant wordt natuurlijk na het uitvoeren van de iDEAL betaling teruggestuurd naar de website. Dit gebeurd zowel voor succesvolle betalingen alsook voor een geannuleerde betaling.
  4. De betaalde order wordt nu inclusief de klantgegevens via de API naar eFactuurdirect gestuurd. De factuur wordt in het vervolg aangemaakt en via e-mail verstuurd. De factuur is dan terug te vinden via de factuurlijst binnen eFactuurdirect.

Deze functie voor uw eigen WordPress website

De programmacode die wij voor deze functionaliteit hebben geschreven kan in principe ook voor uw eigen WordPress website worden gebruikt. Uit ervaring weten wij dat de situatie per website erg verschilt. Graag helpen wij u met het ontwikkelen van een vergelijkbare functie die aansluit op uw eigen situatie. Omdat wij al een groot deel van de code hebben geschreven, zijn de kosten veel lager dan voor een nieuwe maatwerk applicatie. Maakt u ook gebruik van eFactuurdirect en wilt u bestellingen via uw website koppelen met de facturatie software? Vul dan snel het onderstaande formulier in.