G Suite en Gmail, als bedrijf wel of niet gebruiken?

Wanneer u voordelig uw zakelijke mail, afspraken en documenten in de cloud wilt gebruiken, is Google Apps of G Suite een prima keuze. Met Gmail maakt u gebruik van een van de meest krachtige e-maildiensten die voor u als bedrijf beschikbaar zijn.

Voordelen van G Suite en e-mail in de cloud

• Uw zakelijke mailberichten zijn overal en altijd beschikbaar. 
• Geen installatie van software, u leest de e-mail via de webbrowser.
• U hoeft geen mailserver of andere systemen te onderhouden.
• Backups zijn in principe niet nodig omdat uw cloud-provider deze voor u verzorgd (er zijn wel extra backup-mogelijkheden).
• Eenvoudige integratie met kalender, adresboek, documenten en andere diensten.

Voor welke bedrijven is G Suite geschikt?

In principe kan elke organisatie met G Suite werken. Tot de huidige klanten behoren naast kleine en grote ondernemingen vooral ook scholen en universiteiten. Of G Suite bij uw organisatie past is afhankelijk van verschillende factoren:

• De medewerkers van uw bedrijf werken op verschillende locaties (vanuit thuis, verdeeld over de wereld, etc.)
• Alle toekomstige gebruikers kunnen of willen veranderen van werkwijze (G Suite werkt anders dan Microsoft Office)
• U wilt besparen, de kosten voor G Suite zijn vaak lager dan de kosten voor het onderhouden van een netwerk en alle software licenties.

Wat heeft u nodig om met Google Apps of G Suite te beginnen?

Alle programma-onderdelen van G Suite worden via de webbrowser gebruikt. Voor het normale gebruik hoeft u dus geen software te installeren. Voor uw zakelijke e-mailadressen heeft u een domeinnaam nodig en toegang om de DNS records voor deze domein te wijzigen. 

Wanneer u zich aanmeldt voor G Suite begint u met een gratis proefperiode. Hierbij maakt u gebruik van de volledige versie van G Suite terwijl u pas over 30 dagen over de aankoop hoeft te beslissen. 

Uw domeinnaam aanpassen voor het gebruik van G Suite en Gmail

Om Gmail te kunnen gebruiken is het vooraf nodig om te verifiëren dat u de eigenaar van de domeinnaam bent. Dit kan op verschillende manieren. Onze voorkeur gaat naar de optie “via Domeinnaamprovider”. Hiervoor is het nodig om binnen de DNS zone, die bij uw domeinnaam behoord, een TXT record te configureren.

Naast deze verificatie is het ook nodig om de MX (MaileXchange) records aan te maken, deze heeft u nodig om de (zakelijke) mail te ontvangen.

Vraag uw domeinnaamprovider om deze MX records te configureren, wanneer u geen toegang heeft of de DNS configuratie niet zelf wil doen. 

E-mailfuncties binnen het webinterface

Natuurlijk is het ook mogelijk om Gmail met Microsoft Outlook (of elk ander e-mailprogramma) te gebruiken. In vergelijking met het web-interface vinden wij dat u als gebruiker dan veel functies misloopt. Denk hierbij aan:

• Unieke e-mailfilter functies en categorieën
• Razendsnel zoeken op e-mailadres, op naam, binnen een onderwerp of binnen de berichten
• Koppel unieke handtekeningen aan uw verschillende e-mailadressen (zie screenshot hiernaast)
• Berichten of concepten worden automatisch opgeslagen
• Koppeling met Google Calendar, Docs en andere G Suite onderdelen en Google diensten
• Geavanceerde functies zoals, het vertraagd versturen van e-mails (hierdoor is een “Undo” mogelijk), berichten previews en nog veel meer.

SPF record en e-mailverificatie met DKIM

Voor het verzenden van e-mailberichten is in principe geen extra DNS record nodig, omdat u gebruik maakt van de Google mailserver. Voor een aantal ontvangende e-mailproviders is het verstandig om een SPF record te configureren. Verder ondersteund Google de verificatie met DKIM (DomainKeys Identified Mail), een standaard die door een aantal e-mailproviders gecontroleerd wordt. Beide methoden zijn o.a. noodzakelijk om te voorkomen dat uw zakelijke mail als SPAM wordt gezien. Lees meer over het gebruik van SPF records en het aanmaken van een DKIM-handtekening binnen de G Suite Help sectie.

Volg voor het aanmaken van de verschillende DNS records de instructies binnen het beheerpaneel van uw domeinnaam of vraag net zoals voor de MX records uw domeinnaamprovider zodat hij deze extra records voor u aanmaakt. 

Cloud backup voor Gmail of G Suite

De Google datacenters tellen tot de meest veilige en betrouwbare cybercenters en toch worden er oplossingen geboden om uw e-mail en bestanden buiten het Google netwerk op te slaan. Zoals Spanning Backup, een dienst die met een bijzonder gebruiksvriendelijk interface, het mogelijk maakt om gegevens te backuppen of te herstellen (bijvoorbeeld bij het overschrijven of verwijderen van gegevens). De kosten voor deze extra dienst bedragen $35,- per gebruiker per jaar.

Is G Suite nu ook geschikt voor uw bedrijf?

U zult u misschien afvragen of Gmail wel het juiste systeem voor uw zakelijke mail is. Gmail was tenslotte eerst een consumenten product. G Suite daarin tegen is een professioneel product dat door zowel kleine als (zeer) grote bedrijven al jaren wordt gebruikt. Profiteer als bedrijf van deze bijzondere eigenschappen:

• U gebruikt niet alleen Gmail, maar ook Google Documenten en de andere tools. Bespaar hierdoor de kosten voor Microsoft Office.
• Met G Suite werkt u echt in Cloud. Backups van de harde schijf behoren tot het verleden.
• Via de Google Marketplace kunt kiezen uit honderden applicaties die perfect integreren met de G Suite applicaties.
• Werk overal met G Suite, op uw laptop, tablet en mobiel telefoon. 
• In real-time  samen werken in Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties.

Naast online support (chat en e-mail), kunt u als klant ook gebruik maken van support via de telefoon. De kosten voor een G Suite account zijn vanaf €5,20 per gebruiker en per maand (excl. BTW).

Hoe zit het met de naam van Google Apps en G Suite?

Beide namen omschrijven hetzelfde product. G Suite is de nieuwe naam en is minder bekend dan de productnamen Google Apps of Gmail. G Suite bevat precies dezelfde diensten als eerder Google Apps en ook de kosten zijn door de nieuwe naam niet gewijzigd.

“E-mail in de cloud” versus conventioneel e-mail hosting

Wanneer u bij een groot aantal hostingbedrijven een hostingaccount voor uw website afneemt, zit er vaak e-mail hosting bij. Via het controlepaneel (cPanel, Plesk, Directadmin, etc.) is het mogelijk om zelf (soms onbeperkt) e-mailaccounts aan te maken. Helaas is deze situatie niet optimaal omdat er meestal e-mail hosting diensten en websites op dezelfde server draaien. Hierbij bestaat een groot risico dat beide toepassingen de andere kunnen verstoren en bij overbelasting zelfs uitvallen. Het is beter als de e-mailserver afzonderlijk draait, bij voorkeur in een cluster van meerdere servers die elkaar “opvangen” bij overbelasting. Een geavanceerde e-mailserver configuratie geeft de gespecialiseerde provider de mogelijkheid om zijn service te optimaliseren en wanneer gewenst uit te breiden, zonder dat u als klant hierbij enkele downtime ervaart.

Uw huidige e-mail migreren naar Gmail

Naast de configuratie van uw domeinnaam voor een nieuwe e-mailprovider is het verhuizen van uw huidige e-mail niet zomaar gedaan. G Suite biedt hiervoor migratie tools voor uw e-mail, contact en kalender. De migratie tools werken voor u oud account bij Microsoft Exchange, Microsoft Office 365, GoDaddy en natuurlijk IMAP. Afhankelijk van de grootte van uw huidige mailbox zal de migratie eventjes duren, maar op het moment dat de process is afgerond zult u alle berichten in uw nieuwe Gmail box terug vinden. Het laatste is met de meest krachtige zoekfunctie geen uitdaging meer!

Gepubliceerd in: Webtools en functies