Gmail of Google Apps Mail

Wanneer u voordelig uw zakelijke mail, afspraken en documenten in de cloud wilt gebruiken, is Google Apps of Gsuite een prima keuze. Met Google Apps Mail (beter bekend als Gmail) maakt u gebruik van een van de meest krachtige e-maildiensten die voor u als bedrijf beschikbaar zijn.

Voordelen van e-mail in de cloud

  • Uw zakelijke mailberichten zijn overal en altijd beschikbaar. 
  • Geen installatie van software, u leest de e-mail via de webbrowser.
  • U hoeft geen mailserver of andere systemen te onderhouden.
  • Backups zijn in principe niet nodig omdat uw cloud-provider deze voor u verzorgd (er zijn wel extra backup-mogelijkheden).
  • Eenvoudige integratie met kalender, adresboek, documenten en andere diensten.

Wat heeft u nodig om met Google Apps of Gsuite te beginnen?

Alle programma-onderdelen van Google Apps worden via de webbrowser gebruikt. Voor het normale gebruik hoeft u dus geen software te installeren. Voor uw zakelijke e-mailadressen heeft u een domeinnaam nodig en de mogelijkheid om de DNS records voor deze domein te wijzigen. 

Wanneer u zich aanmeldt voor Google Apps (Gsuite) kiest u altijd eest voor een gratis proefperiode. Hierbij maakt u gebruik van de volledige versie van Google Apps terwijl u pas over 30 dagen over de aankoop hoeft te beslissen. 

Uw domeinnaam aanpassen voor het gebruik van Google Apps Mail

Om Google Apps Mail te kunnen gebruiken is het vooraf nodig om te verifiëren dat u de eigenaar van de domeinnaam bent. Dit kan op verschillende manieren. Onze voorkeur gaat naar de optie “via Domeinnaamprovider”. Hiervoor is het nodig om binnen de DNS zone, die bij uw domeinnaam behoord, een TXT record te configureren.

Naast deze verificatie is het ook nodig om de MX (MaileXchange) records aan te maken, deze heeft u nodig om de (zakelijke) mail te ontvangen.

SPF record en e-mailverificatie met DKIM

Voor het verzenden van e-mailberichten is in principe geen extra DNS record nodig, omdat u gebruik maakt van de Google mailserver. Voor een aantal e-mailproviders is het verstandig om een SPF record te configureren. Verder ondersteund Google de verificatie met DKIM (DomainKeys Identified Mail), een standaard die door een aantal e-mailproviders gecontroleerd wordt. Beide methoden zijn o.a. noodzakelijk om te voorkomen dat uw zakelijke mail als SPAM gezien worden. Lees meer over het gebruik van SPF records en het aanmaken van een DKIM-handtekening binnen de Google Apps/Gsuite Help sectie.

Volg voor het aanmaken van de verschillende DNS records de instructies binnen het beheerpaneel van uw domeinnaam of vraag uw provider zodat hij deze records voor u aanmaakt. 

E-mailfuncties binnen het webinterface

Natuurlijk is het ook mogelijk om Google Apps Mail met Microsoft Outlook (of elk ander e-mailprogramma) te gebruiken. In vergelijking met het web-interface vinden wij dat u als gebruiker dan veel functies misloopt. Denk hierbij aan:

  • Unieke e-mailfilter functies en categorieën
  • Razendsnel zoeken op e-mailadres, op naam, binnen een onderwerp of binnen de berichten
  • Koppel unieke handtekeningen aan uw verschillende e-mailadressen (zie screenshot hiernaast)
  • Berichten of concepten worden automatisch opgeslagen
  • Koppeling met Google Calendar, Docs en andere Gsuite/Google diensten
  • Extra functies (via Labs) zoals, het vertraagd versturen van e-mails (hierdoor is een “Undo” mogelijk), berichten previews en nog veel meer.

Cloud backup voor Google Apps of Gsuite

De Google datacenters tellen tot de meest veilige en betrouwbare cybercenters en toch worden er oplossingen geboden om uw e-mail en bestanden buiten het Google netwerk op te slaan. Zoals Spanning Backup, een dienst die met een bijzonder gebruiksvriendelijk interface, het mogelijk maakt om gegevens te backuppen of te herstellen (bijvoorbeeld bij het overschrijven of verwijderen van gegevens). De kosten voor deze extra dienst bedragen $35,- per gebruiker per jaar.

Is Google Apps Mail geschikt voor uw bedrijf?

U zult u misschien afvragen of Google Apps Mail (of Gmail) wel het juiste systeem voor uw zakelijke mail is. Gmail is tenslotte vooral een consumenten product. Google Apps of Gsuite daarin tegen is een professioneel product dat door zowel kleine als (zeer) grote bedrijven al jaren wordt gebruikt. Dus hoezo niet voor uw bedrijf?

Naast online support, kunt u als klant ook gebruik maken van support via de telefoon. De kosten voor Google Apps of Gsuite account zijn €40,- per gebruiker per jaar (excl. BTW).

Start nog vandaag met Google Apps Mail

Meld u aan en gebruik één van deze promotiecodes tijdens de aanmelding: D64AUQKCCQTA4LG of E4E7GC694JUQ7FG Werken de codes niet? Stuur ons dan een bericht en wij sturen u snel een nieuwe.

Hoe zit het met de naam Google Apps en Gsuite?

Beide namen omschrijven hetzelfde product. Gsuite is de nieuwe naam en is minder bekend dan de productnamen Google Apps of Gmail. Gsuite bevat precies dezelfde diensten als eerder Google Apps en ook de kosten zijn door de nieuwe naam niet gewijzigd.

“E-mail in de cloud” versus conventioneel e-mail hosting

Wanneer u bij een groot aantal hostingbedrijven een hostingaccount voor uw website afneemt, zit er vaak e-mail hosting bij. Via het controlepaneel (cPanel, Plesk, Directadmin, etc.) is het mogelijk om zelf (soms onbeperkt) e-mailaccounts aan te maken. Helaas is deze situatie niet optimaal omdat er meestal e-mail hosting diensten en websites op dezelfde server draaien. Hierbij bestaat een groot risico dat beide toepassingen de andere kunnen verstoren en bij overbelasting zelfs uitvallen. Het is beter als de e-mailserver afzonderlijk draait, bij voorkeur in een cluster van meerdere servers die elkaar “opvangen” bij overbelasting. Een geavanceerde e-mailserver configuratie geeft de gespecialiseerde provider de mogelijkheid om zijn service te optimaliseren en wanneer gewenst uit te breiden, zonder dat u als klant hierbij enkele downtime ervaart.

Uw huidige e-mail overzetten naar Google Apps (Gsuite)

Naast de configuratie van uw domeinnaam voor een nieuwe e-mailprovider is het verhuizen van uw huidige e-mail niet zomaar gedaan. Wanneer u alle berichten in uw e-mailprogramma (lokaal) hebt opgeslagen, kunt u de berichten vrij eenvoudig naar de nieuwe mailbox synchroniseren. Staan uw berichten op de oude e-mailserver, dan is het mogelijk om deze te migreren naar uw e-mailaccount bij Google.

Lees ook deze blogpost:

E-mailberichten: Vriend en Vijand anno 1993

E-mailberichten: Vriend en Vijand anno 1993