finalwebsites

E-mailberichten: Vriend en Vijand anno 1993

Het internet heeft de afgelopen jaren grote veranderingen doorgemaakt, maar e-mail is sinds de opkomst in 1993 weinig gewijzigd. Voor de zakelijke wereld is e-mail het meest belangrijke communicatiemiddel en dagelijks worden er wel 205 biljoen e-mailberichten verzonden. Helaas worden er nog regelmatig e-mailberichten verstuurd die voor irritaties zorgen. In deze blogpost vindt u niet alleen een lijst van deze veelgemaakte fouten, maar ook tips die het voor u nog makkelijker maken om uw dagelijkse mail te versturen.

15 veelgemaakte fouten bij het versturen van e-mail

  1. E-mailberichten zonder onderwerp versturen
    Deze tip staat bewust op nummer 1, omdat wij deze fout extra willen benadrukken. Gebruik altijd een duidelijk onderwerp! Dit maakt het niet alleen makkelijker om berichten terug te vinden, maar zorgt er ook nog eens voor dat een bericht sneller door de ontvanger wordt geopend.
  2. E-mailberichten zonder wijziging of opgave van een reden opnieuw versturen
    Zou u een belangrijke brief twee keer op de post doen?  Nee toch? Wanneer u een eerder verzonden e-mail extra onder de aandacht wil brengen, is het beter om dit bij de tweede keer ook duidelijk te vermelden. U mag best wel aangeven dat u op een antwoord wacht. E-mail is een snel medium, voor de verzender én de ontvanger.
  3. Zakelijke e-mail via gratis email providers versturen
    Zou u een businesskaart met daarop de reclame van de drukkerij uitdelen? Nee? Doe dit dan ook niet voor uw zakelijke mail en gebruik altijd een e-mailadres met de domeinnaam van uw bedrijf (bijvoorbeeld info@finalwebsites.nl).
  4. Een te groot logo voor uw e-mailhandtekening gebruiken
    Een logo in de handtekening van uw e-mailbericht lijkt erg professioneel, maar alleen als het logo in het juiste formaat is toegevoegd. De afmetingen van uw logo mogen dus niet te groot zijn. Een maximale breedte van 300pixels is prima en kan ook op een mobiele telefoon goed worden bekeken. Hetzelfde geldt natuurlijk voor afbeeldingen die rechtstreeks in het bericht worden geplaatst. Een screenshot van een desktop PC is meestal te groot en kunt u beter als bijlage toevoegen.
  5. Zonder overleg grote bijlagen versturen
    Via de meeste e-mail service providers is het mogelijk om bijlagen van 10-20MB per bericht te versturen. Dat deze mogelijkheid bestaat wil echter niet zeggen dat een bericht van deze grootte door de ontvanger wordt gewaardeerd. Misschien heeft uw e-mailontvanger een minder snelle internetverbinding of gebruikt hij of zij een mobiel voor het lezen van uw e-mail. In beide gevallen is een te grote e-mailbijlage erg vervelend. Wilt u grote bestanden versturen? Dan kunt u dit beter eerst overleggen of de bijlage via een link versturen (met behulp van Dropbox, Google Drive of WeTransfer).
  6. Geen spellingscontrole gebruiken voor het vesturen van een e-mailbericht
    Gebruik altijd de spellingscontrole binnen uw e-mailprogramma. Vaak zijn het de kleine fouten die uw boodschap onduidelijk of onprofessioneel laten lijken.
  7. Meerdere ontvangers in het “Aan” of “Cc” veld plaatsen
    Wanneer u hetzelfde bericht naar meerdere mensen wilt sturen, is het niet juist om alle ontvangers tegelijk in het “Aan” of “Cc” veld te plaatsen. Deze lijst van e-mailadressen is namelijk zichtbaar voor ALLE e-mailontvangers. Dit lijkt niet alleen onprofessioneel, maar is ook een inbreuk op de privacy van de ontvangers. Het veld “Bcc” lijkt een optie te zijn, maar de kans is dan groot dat uw bericht in de spambox van de ontvanger belandt. Een veel betere oplossing is het gebruik van e-mailmarketing software.
  8. Een lege e-mail met alleen maar een bijlage versturen
    Soms staat alle informatie die uw wilt versturen al in de bijlage die u verstuurt. Desondanks is het wel zo netjes om de ontvanger te informeren waarover de bijlage gaat. Omschrijf altijd duidelijk wat er in de bijlage staat, vooral wanneer de ontvanger de e-mail niet verwacht.
  9. In hetzelfde bericht wisselen van formeel naar informeel
    Net zoals bij de teksten in een brief of website, is het niet professioneel om binnen hetzelfde bericht te wisselen van een formele naar een informele schrijfstijl. Controleer uw bericht op dit soort fouten, voordat u op verzenden klikt.
  10. Uw e-mailadresboek gebruiken om contacten uit te nodigen voor een (nieuw) sociaal netwerk of online dienst
    Wanneer u lid wordt bij een (nieuw) sociaal netwerk of online dienst bestaat er vaak de mogelijkheid om deze dienst met uw relaties te delen. Dat uzelf enthousiast bent over een dienst wil niet zeggen dat uw relaties dat ook zullen zijn. Misbruik uw e-mailadresboek niet voor het versturen van dit soort reclame.
  11. Een oud mailtje beantwoorden en daarbij een compleet nieuw onderwerp willen bespreken
    Te vaak worden oude e-mailberichten gebruikt om snel en eenvoudig een nieuw bericht te versturen door op “Beantwoorden” te klikken. Vervolgens gaat het nieuwe bericht over een compleet ander onderwerp dan de originele conversatie. Voor de ontvanger is het lastig om op basis van het oude onderwerp te begrijpen waar dit nieuwe bericht over gaat. Daarnaast is het erg lastig om deze berichten later terug te vinden.
  12. Achtergrondafbeeldingen en/of ouderwetse HTML e-mailsjablonen gebruiken
    Enkele jaren geleden werden de meeste e-mailberichten in Outlook op een PC gelezen. Toen was het vrij gebruikelijk om ook voor de e-mail een eigen huisstijl toe te passen. Het resultaat: de email wordt bijna als een webpagina opgemaakt. Vandaag worden steeds meer e-mails op een mobiele telefoon of tablet gelezen. Daarnaast worden veel berichten binnen andere systemen ingelezen (CRM, ticket systemen, etc.). Hierdoor worden de speciaal opgemaakte e-mails vaak minder leesbaar en u zult verbaasd zijn hoe dit soort berichten bij de ontvanger er dan uitzien. Tip! Gebruik bijvoorbeeld voor uw offerte (incl. huisstijl) een PDF bestand en plaats deze in de e-mailbijlage.
  13. Niets zeggende antwoorden terugsturen, bijvoorbeeld: “okay” of “bedankt”
    Veel ondernemers ontvangen dagelijks tientallen e-mails en het lezen en beantwoorden van elk bericht kost tijd. Door berichten met nietszeggende korte mededelingen te versturen, verhoogt u onnodig de werkdruk van de ontvanger. Daarnaast zorgen deze korte e-mailberichten ervoor dat andere (belangrijke) berichten in de inbox van de ontvanger naar beneden wordt verplaatst.
  14. Ervan uitgaan dat de ontvanger uw bericht op dezelfde manier interpreteert
    Het verzenden van e-mailberichten is een vorm van non-verbale communicatie. Een klein grapje of kritische opmerking die in een persoonlijk gesprek zeker op de juiste manier wordt begrepen, kan binnen een e-mailbericht op de verkeerde manier worden opgevat. Wees dus altijd duidelijk en respectvol en hou rekening met eventuele cultuur- en leeftijdsverschillen.
  15. De ontvanger van een e-mail achteraf vragen of hij de eerder verzonden email wel heeft ontvangen
    Soms begrijpen wij deze vragen wel, omdat niet iedereen zijn e-mailconfiguratie op orde heeft. Daarnaast zijn sommige e-mailprogramma’s minder overzichtelijk waardoor een e-mailbericht door de ontvanger over het hoofd kan worden gezien. Toch kunnen deze vragen vervelend en opdringerig overkomen. Zeker wanneer de ontvanger zijn e-mailzaken wél op order heeft.

E-mail is een zeer krachtig, snel en voordelig communicatiemiddel. Heeft u even genoeg van de regels? Lees dan nog snel onze tips!

Handige tips voor uw dagelijkse e-mail